Automatización de procesos

Cualquier proceso con reglas claras y repetición: documentación, facturación, respuesta a consultas tipo, actualización de datos entre sistemas. Lo que no automatizamos, o al menos no de entrada, son procesos que requieren juicio caso a caso sin patrón claro — ahí conviene valorar antes un agente de IA, que sí puede decidir dentro de un marco.

No, libera su tiempo de tareas mecánicas para que se dedique a lo que aporta más valor. En el caso de la pyme de distribución cosmética, la automatización de la gestión de pedidos liberó 160 horas al mes sin ninguna contratación adicional, no eliminó puestos.

En nuestros casos reales, entre 40 y 160 horas al mes según el volumen del proceso automatizado. No es una cifra fija: depende de cuántas tareas manuales había detrás y de cuánto volumen gestiona la empresa cada mes.

La automatización sigue un flujo definido de antemano — si pasa A, hace B — mientras que un agente decide dentro de reglas, valorando contexto que cambia de un caso a otro. Si vuestro proceso es predecible y repetitivo, la automatización resuelve el problema con menos complejidad; si necesita criterio, un agente encaja mejor.

Combinamos IA con herramientas low-code, elegidas según lo que mejor encaje con vuestros sistemas actuales, no según ningún partnership comercial. La fase de formación al equipo forma parte del proceso, así que quien va a mantener el flujo aprende a hacerlo, sin depender de nosotros para lo básico.

No necesariamente. En el caso de la pyme de distribución cosmética, la automatización se integró sin tocar el ERP existente, conectando WhatsApp Business y Gmail directamente. El mapeo inicial del proceso manual es precisamente lo que determina si hace falta cambiar algo o si se puede automatizar sobre lo que ya tenéis.

Es un proyecto de implantación y se rige por AIfficiency: pagáis por el resultado medido en horas liberadas o euros ahorrados, no por horas de desarrollo. Si no hay un resultado medible, no se factura por él.

Sí, es posible acogerse a Kit Digital, CDTI u otros programas de subvención según el perfil de la empresa, y gestionamos esa parte incluida en el proyecto para reducir el coste de la inversión. Se valora en el diagnóstico inicial.

Varía según la complejidad del proceso y los sistemas implicados, pero en casos como el de la empresa exportadora, la automatización de documentación comercial y comunicación multilingüe se implantó en tres semanas. Se estima con precisión en el diagnóstico inicial, tras mapear el proceso manual actual.

Un flujo automatizado no es estático: si el proceso subyacente cambia, el flujo se ajusta. Por eso la fase de pruebas y ajuste no termina el día de la entrega, y quedamos disponibles para revisiones cuando el proceso de negocio evolucione.

Los datos se mueven entre los sistemas que vosotros ya usáis, con los permisos y accesos que se definen explícitamente en el diseño del flujo, sin exponer información a herramientas o proveedores que no se hayan validado con vosotros. Somos agnósticos en tecnología precisamente para poder elegir también en función de cómo trata los datos cada opción.

Vuestra. Los flujos, su configuración y el conocimiento para mantenerlos pasan a la empresa; no hay dependencia obligada de nosotros para que sigan funcionando. Salimos del proyecto cuando vuestro equipo puede seguir solo.

La fase de pruebas, ajuste y formación al equipo forma parte del proceso, no un extra aparte. A partir de ahí, quedamos disponibles para ajustes puntuales cuando el proceso cambie, pero el objetivo explícito es que vuestro equipo pueda mantener el flujo sin depender de nosotros para el día a día.

Con indicadores concretos definidos desde el inicio, alineados con AIfficiency: horas liberadas al mes, reducción de tiempo en una tarea específica, volumen gestionado sin intervención manual. En el caso de la empresa exportadora, el indicador fue una reducción del 60% en el tiempo dedicado a documentación.

Sí. En el caso de la empresa exportadora, automatizamos la comunicación comercial en cuatro idiomas junto con la documentación y el seguimiento de pedidos, con una implantación de tres semanas. El multilenguaje no es un añadido complejo, es parte habitual de este tipo de proyectos cuando la empresa opera en mercados internacionales.

Por eso la fase de pruebas antes de producción es explícita y no se salta: se valida el flujo con casos reales antes de que gestione operaciones con clientes. Si surge una incidencia ya en marcha, se revisa y se ajusta el flujo con prioridad, no se deja para la siguiente revisión programada.

Tiene sentido para cualquier pyme con procesos manuales y repetitivos que consumen tiempo del equipo sin aportar valor diferencial — administración, documentación, seguimiento de clientes. Si vuestros procesos ya varían mucho caso a caso sin un patrón claro, probablemente encaje mejor un agente de IA que una automatización de flujo fijo.

Se empieza por el mapeo del proceso manual actual, y de ahí sale el alcance — puede ser un único proceso concreto o varios en paralelo, según lo que tenga más impacto y menos riesgo para empezar. No forzamos un alcance más grande del que tiene sentido para vuestra situación.

Sí, la formación al equipo es la última fase explícita del proceso, después de pruebas y ajuste. La idea es que quien opera el proceso en el día a día entienda cómo funciona el flujo automatizado, no solo que lo use sin saber qué hay detrás.

Depende de lo que mejor encaje: a veces se integra IA sobre la herramienta que ya tenéis, y a veces conviene sustituirla por algo mejor adaptado al proceso concreto. Esa decisión se toma en el mapeo inicial, valorando lo que ya funciona antes de proponer cambiarlo.