Chatbots y asistentes

Un bot de plantilla responde con guiones fijos y se rompe en cuanto la pregunta se sale del guion. Nosotros diseñamos el alcance conversacional a partir de tu operativa real, lo conectamos a tu base de conocimiento y a tus sistemas, y definimos qué pasa cuando no sabe responder. La diferencia no es la tecnología de base, que suele ser similar, sino el criterio de integración y el ajuste con usuarios reales antes de dar el proyecto por cerrado.

Tiene sentido cuando hay un volumen recurrente de consultas repetitivas — atención al cliente, cualificación de leads, gestión de FAQs — que hoy absorbe tiempo de personas que podrían dedicarse a otra cosa. Si el volumen es muy bajo o cada consulta requiere criterio humano y contexto único, el retorno tarda más en llegar y probablemente conviene empezar por otro servicio, como automatización de procesos o una auditoría previa.

Los más habituales son la web y WhatsApp Business, y también trabajamos integraciones con email como en el caso de la pyme de distribución cosmética. La elección de canales se define en la fase de alcance, según dónde esté realmente tu cliente hoy, no según lo que sea técnicamente posible añadir.

Se define una escalada a una persona del equipo desde el primer diseño del asistente; el usuario nunca se queda sin salida ni dando vueltas en un bucle. Esa escalada puede ser a un email, a una conversación de WhatsApp con un agente humano o a un ticket interno, según cómo trabajéis vosotros.

Depende del alcance. Un asistente básico puede estar operativo en pocas semanas; en el caso de la pyme de distribución cosmética, la implantación completa —incluyendo la integración con WhatsApp Business y Gmail— se hizo en 3 semanas. Los proyectos con más canales o más lógica de negocio requieren más tiempo de diseño y pruebas.

El modelo principal es AIfficiency: pagas por el resultado que genera el proyecto, no por las horas que dedicamos. Medimos el impacto en tiempo liberado o en mejora de la atención, en euros y horas, y si no hay un resultado medible, no se factura esa parte. Es un modelo pensado para que el riesgo no lo asuma solo el cliente.

Sí, es posible acogerse a Kit Digital, CDTI y otros programas de subvención según el tamaño y sector de tu empresa. La gestión de la subvención va incluida en el proyecto, así que reducimos o eliminamos el coste de la inversión inicial sin que tengas que lidiar tú con el papeleo.

No hace falta gran cosa: lo mínimo es tener identificadas las consultas más frecuentes y, si existe, alguna documentación de referencia sobre procedimientos o productos. Si no tienes esa documentación estructurada, la propia auditoría de alcance nos sirve para detectar qué falta, y en muchos casos se combina con el servicio de RAG si el volumen de conocimiento interno lo justifica.

Ese es precisamente el planteamiento habitual: en el caso de la pyme de distribución cosmética, el asistente y la automatización de pedidos se integraron con WhatsApp Business y Gmail sin tocar el ERP existente. Cada integración se valora en el análisis técnico inicial, porque no todos los sistemas exponen los mismos conectores.

Se tratan con el mismo criterio de confidencialidad que cualquier dato interno tuyo: se define qué se almacena, dónde y quién tiene acceso, y no se comparte con terceros ajenos al proyecto. Trabajamos de forma agnóstica en cuanto a proveedor de IA, así que la elección del modelo también tiene en cuenta dónde se procesan esos datos.

Sí, aplicamos criterio de cumplimiento del RGPD y del AI Act en todos los proyectos, no solo en los que se contratan específicamente como servicio de normativa. Eso incluye decisiones como qué datos personales pasan por el asistente, cuánto tiempo se conservan y qué nivel de transparencia se ofrece al usuario sobre que está hablando con una IA.

Tu empresa. Documentamos y entregamos la integración de forma que tu equipo pueda operarla sin depender de nosotros; nuestro objetivo es que puedas seguir solo, no generar una dependencia perpetua del proveedor.

Al facturarse bajo AIfficiency, el riesgo se comparte: si el asistente no genera el resultado medible acordado —menos tiempo de respuesta, menos carga administrativa— no se cobra esa parte del proyecto. Antes de llegar ahí, la fase de pruebas con usuarios reales sirve precisamente para ajustar el asistente antes de darlo por cerrado.

Con indicadores concretos definidos desde el inicio: tiempo de respuesta al cliente, volumen de consultas resueltas sin intervención humana, horas de trabajo liberadas. En el caso de la pyme de distribución cosmética, esos indicadores mostraron una reducción del 63% en el tiempo de respuesta al cliente y 160 horas al mes liberadas para tareas de mayor valor.

Necesita revisión periódica de las conversaciones reales para detectar preguntas nuevas o fallos de comprensión, y actualización cuando cambian tus productos, procesos o políticas. Se define un plan de mantenimiento acorde al volumen de uso, que puede ser puntual o continuo según lo que decida tu empresa.

Sí, la arquitectura no depende de contratar más personas para atender más conversaciones, que es justamente la ventaja frente a un equipo humano dimensionado para un volumen fijo. Si el crecimiento implica nuevos canales o casos de uso, eso sí requiere una ampliación de alcance planificada.

El caso más representativo es una pyme de distribución cosmética en Madrid: implantamos un asistente interno, automatizamos la gestión de pedidos e integramos WhatsApp Business y Gmail sin tocar su ERP. En 60 días, el tiempo de respuesta al cliente bajó un 63% y la carga administrativa un 41%, liberando 160 horas al mes sin contratar a nadie más.

No es el planteamiento, y desconfiaríamos de quien te lo prometa así. El asistente absorbe el volumen repetitivo y libera horas de tu equipo, pero la escalada a una persona sigue existiendo para lo que requiere criterio humano; el objetivo es que tu gente dedique ese tiempo liberado a lo que de verdad aporta valor.

Trabajamos de forma independiente de proveedor desde el diseño inicial, así que el asistente no queda atado a un único modelo. Cambiar de proveedor es una decisión técnica que se valora según coste, rendimiento y disponibilidad, no una migración traumática que te deje bloqueado.

Un formulario o un teléfono dependen de que haya alguien disponible en ese momento para responder; un asistente conversacional da respuesta inmediata fuera de horario y filtra las consultas repetitivas antes de que lleguen a una persona. No sustituye esos canales, los complementa donde generan más fricción, y el propio diagnóstico gratuito de 30 minutos sirve para valorar si en tu caso concreto compensa.